Hilfreiche Ratschläge

Beispiel für das Entwerfen einer Besprechungsagenda

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Sie sagen, dass die Regeln der Straße in Blut geschrieben sind. Also dieser Artikel über die Tagesordnung ist in Tränen geschrieben. Unter den Tränen derjenigen, die eine Hauptversammlung abhalten und Fragen auf die Tagesordnung setzen, die dann nicht von den Leitungsorganisationen ausgeführt werden, verbringen die Initiatoren der Versammlungen Zeit und Nerven vor den Gerichten oder führen wiederholte Wohnungsrunden durch, um die nächsten Entscheidungen zu sammeln.

Mein Name ist Konstantin Orlov und seit 2011 helfe ich Menschen bei der Abhaltung von Hauptversammlungen. Die Website „Domskaner.rf“ hilft Anwohnern in allen Regionen Russlands, eine Tagesordnung für das Treffen vorzubereiten, ein fertiges Paket von Dokumenten für die Abhaltung einer Hauptversammlung in jeglicher Form zu erstellen und auch Online-Abstimmungen gemäß durchzuführen Art. 47.1 des LC RF und basierend auf der Erfahrung bei der Vorbereitung von mehr als 2500 Sitzungen möchte ich Ihnen sagen, wie Sie die richtige Tagesordnung für die Hauptversammlung festlegen und keine Fehler machen.

Der Artikel ist kurz aber umfangreich. Glauben Sie mir, uns wurden solche Vorladungen geschickt, von denen ich zum Beispiel wirklich weinen wollte “Bevollmächtigen Sie den Vorsitzenden des Hauses, die Dokumente der Bewohner von Mietwohnungen zu überprüfen” (Einwohner hatten Probleme mit Wohnungen, in denen niemand registriert ist, aber für jeweils 10 Personen lebt) oder "Um das Verfahren für die Müllabfuhr an Wochentagen von 6 bis 9 Uhr, am Wochenende von 7 bis 10 Uhr morgens zu genehmigen" (Die Bewohner wollten die Anzahl der Ratten in der Rutsche reduzieren).

GESETZGEBUNG

Was sagt das Gesetz über die Tagesordnung der Hauptversammlung der Eigentümer?

  • Bürgerliches Gesetzbuch in Art. 181 beschreibt mit seinen Absätzen detailliert die grundlegenden Anforderungen an die Beschlüsse von Versammlungen und deren Umsetzung. Insbesondere gibt es eine Antwort auf die Hauptfrage eines Initiators der Sitzung: „Warum einen Vorsitzenden und einen Sekretär wählen?“. Dies ist notwendig, weil in Übereinstimmung mit Absatz 3 der Kunst. 181.2 des Zivilgesetzbuches der Russischen Föderation „Wenn eine Entscheidung auf der Versammlung getroffen wird, wird ein schriftliches Protokoll erstellt. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden der Sitzung und vom Sekretär der Sitzung unterzeichnet. “ Gleichzeitig gibt es keine zwingenden Voraussetzungen für die Wahl der Zählkommission - der Vorsitzende und der Sekretär können die Berechnung durchführen.
  • Das Wohnungsgesetz in Artikel 44 Absatz 1 besagt, dass „die Hauptversammlung der Eigentümer von Räumlichkeiten in einem Wohnhaus das Leitungsorgan des Wohnhauses ist. Die Hauptversammlung der Eigentümer von Räumlichkeiten in einem Mehrfamilienhaus wird durchgeführt, um das Mehrfamilienhaus zu verwalten, indem Tagesordnungspunkte erörtert und Entscheidungen über zur Abstimmung gestellte Fragen getroffen werden. “Weiter enthält Absatz 2 eine Liste von Punkten, über die die Hauptversammlung entscheiden kann.
  • Die Anordnung des Bauministeriums 937pr in Paragraph 16 enthält folgende Anweisung: „Die Themen auf der Tagesordnung der Hauptversammlung sollten sehr genau formuliert sein, klar und deutlich das Wesentliche der diskutierten Themen widerspiegeln und keine doppelte Interpretation zulassen. Wenn der Wortlaut des Themas, zu dem der Beschluss auf der Hauptversammlung gefasst wird, in den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation vorgesehen ist, ist der entsprechende Wortlaut im Protokoll anzugeben. Es ist nicht gestattet, den Punkt „Verschiedenes“ auf die Tagesordnung der Hauptversammlung zu setzen sowie Themen mit unterschiedlichem Inhalt in einem Wortlaut zusammenzufassen. Wenn der Gegenstand des auf der Tagesordnung stehenden Themas die Prüfung eines Dokuments ist, sind der vollständige Name und die Einzelheiten dieses Dokuments anzugeben. “

Ich empfehle Ihnen nachdrücklich, diese drei Dokumente sorgfältig zu lesen, bevor Sie die Tagesordnung aufstellen.

PRAXIS UND ERFAHRUNG

Was sagt das Leben über die Tagesordnung der Hauptversammlung der Eigentümer? Hier werde ich die wichtigsten Fehler der Initiatoren bei der Vorbereitung der Tagesordnung nennen.

  • Jede FRAGE sollte eine ENTSCHEIDUNG sein.
    Keine Notwendigkeit, Stilfragen aufzunehmen „Die Notwendigkeit zu genehmigen, die Dienste einer privaten Sicherheitsfirma für Bewohner aller MKD-Eingänge bei XXXXXX abends und nachts mit einem Regime von 21.00 bis 21.00 Uhr täglich zu erhalten. Anweisung an den Vorsitzenden des Rates des Repräsentantenhauses, bei UK "XXX" einen Vorschlag für die Organisation dieser Dienste in der MKD auf fortlaufender Basis ab dem 1.04.17 zu beantragen. Sorgen Sie für eine obligatorische vorläufige Prüfung und Genehmigung des Tarifs für diese Dienste bei einer außerordentlichen OSS MKD, die zu diesem Thema einberufen wurde. “ - Hast du das erste Mal verstanden, worum es ging? :) Nach fünf Minuten des Lesens scheint es, als würden wir über die Notwendigkeit des Schutzes sprechen, aber dafür muss der Vorsitzende des Strafgesetzbuchs die Kosten der Dienstleistungen ermitteln und dann diese Frage zur Sitzung bringen. Solche Fragen sollten vor dem Treffen besprochen werden, und eine Entscheidung soll auf dem Treffen getroffen werden!
  • Jede FRAGE sollte in der entsprechenden Kompetenz sein.
    „Die Stellenbeschreibung (DI) des Concierges in der vorgeschlagenen Ausgabe zu genehmigen. Anweisung an den Vorsitzenden des Rates des Hauses, den zuständigen Beamten des Vereinigten Königreichs „XXX“ auf die Notwendigkeit aufmerksam zu machen, diese DI bei der Arbeit des Concierge-Service zu verwenden. Das Recht des Vorsitzenden des Rates des Hauses vorzusehen, den Concierge einseitig zu entlassen, wenn festgestellt wird, dass die in den Anweisungen festgelegten Anforderungen nicht erfüllt sind. “ - In diesem Fall möchten die Bewohner, dass die Verwaltungsgesellschaft einen Concierge beauftragt, den sie jedoch selbst entlassen. Die Antwort des Strafgesetzbuchs lautet: "Wenn Sie Personen rekrutieren und entlassen möchten, erstellen Sie eine HOA." Das ist ähnlich wie in der Situation "Ich gehe in dein Geschäft, um Brot zu holen, aber wenn ich den Verkäufer nicht mag, werde ich sagen, und du musst ihn feuern." Die Kompetenz von Eigentümern sollte anders formalisiert werden: Sie können keine Person in einer kommerziellen Organisation entlassen.
  • Jede FRAGE und ihre ENTSCHEIDUNG muss spezifisch sein.
    Lesen Sie Ihre Tagesordnungspunkte. Jede Ihrer Fragen sollte die Antworten enthalten:
    - was soll getan werden (Aktion)
    - wer sollte es tun (die Person, die die Aktion durchführen wird)
    - in welchem ​​Zeitraum soll es gemacht werden (bestimmter Begriff)
    - auf Kosten welcher Ressourcen (auf wessen Kosten?)

  • Die Tagesordnung der „komplexen“ Sitzungen muss mit Anwälten (einschließlich Anwälten des Strafgesetzbuchs) abgestimmt werden.
    Ich bezeichne "komplexe" Versammlungen als solche, die eindeutig versuchen werden, vor Gericht gegen sie vorzugehen. Wenn Sie sich dazu entschließen, neue Kinderrutschen im Garten zu installieren, ist dies ein „nichtkommerzielles“ Haushaltsproblem, das nur wenige Menschen interessieren. Wenn Sie sich jedoch dazu entschließen, das Strafgesetzbuch zu ändern, fließt eine Menge Geld in das Spiel, das jede Seite bis zuletzt schützt.
    - Auswahl des Vorsitzenden und des Sekretärs der Sitzung
    - Wahl der Zählprovision
    - Wahl des Strafgesetzbuches "New UK"
    - Einen Hausrat wählen
  • Die Tagesordnung erfordert häufig eine Änderung des Verwaltungsvertrags.
  • Als Beispiel betrachten wir eine solche Frage übrigens in der Praxis sehr häufig: Anwohner wollen Reparaturen am Eingang, gehen zum Strafgesetzbuch, sie geben ihnen ein Paket von Dokumenten zum Sammeln von Unterschriften (Abhalten einer Sitzung) mit dem Wortlaut: "Um die Reparatur des Eingangs Nr. 1 zu genehmigen" und danach sagen sie: "Warten Sie, wir haben Sie in den Plan für die nächsten drei Jahre aufgenommen." Die Leute sind empört, zerreißen und werfen - es gibt Geld, was ist das Problem? Und das Problem liegt im Wortlaut! „Die Renovierung des Eingangs Nr. 1 zu genehmigen, die Good House Management Company bis zum 1. September 2017 damit zu beauftragen, Reparaturen gemäß beigefügtem Kostenvoranschlag mit den Mitteln durchzuführen, die für die derzeitige Reparatur eines Wohngebäudes in einer Gesamtsumme von nicht mehr als 145.000 Rubel angesammelt wurden.“ - den Unterschied fühlen?

    - So etwas sieht aus wie die Tagesordnung von Themen für Anwohner, die sich vor dem Treffen über die Änderung des Strafgesetzbuchs nicht beraten haben. Es kann da argumentiert werden Die Managementmethode wurde nicht festgelegt, die Frage der Genehmigung eines neuen Vertrags und der Kündigung des alten usw. wurde nicht aufgeworfen. Mit einer Wahrscheinlichkeit von 90% werden die Hausbewohner ihren Fall vor Gericht vertreten und gleichzeitig eine weitere Sitzung abhalten, jedoch mit einer normalen Tagesordnung. Bevor Sie eine „komplexe“ Sitzung einberufen, überprüfen Sie Ihre Vorladung, geben Sie an, wie weit es für die Anwälte Ihres Strafgesetzbuchs geht, und laden Sie unabhängige Anwälte ein. Glauben Sie mir, das spart Ihnen Nerven und Zeit.

    Vom letzten Beispiel aus dem Leben. Die Bewohner des Hauses erhalten ein relativ hohes Einkommen aus Werbung an der Fassade des Hauses (ca. 1 Million pro Jahr). Sie hielten eine Sitzung ab und forderten die Verwaltungsgesellschaft auf, ein separates Bankkonto zu eröffnen, auf das dieses Geld überwiesen würde, um es zu sparen und nicht mit dem für laufende Reparaturen angesammelten Geld zu mischen. Das Strafgesetzbuch eröffnet in seinem Namen ein separates Konto bei der Bank, überweist dort jedoch nur einen Teil in Höhe von 100.000 Rubel aus zuvor angesammelten Beträgen. Der Rest des Geldes floss in die Rückzahlung von Schulden an die Ressourcen. Anwohner schreiben wütende Briefe an die Aufsichtsbehörden, aus denen die Antwort hervorgeht: "Das Strafgesetzbuch war nicht verpflichtet, ein Konto zu eröffnen, eine solche Verpflichtung war nicht in der Verwaltungsvereinbarung festgelegt, die Angelegenheit vor Gericht zu klären."
    Daher ist es manchmal während des Meetings erforderlich, sofort ein Protokoll über Meinungsverschiedenheiten mit der Verwaltungsvereinbarung zu erstellen und für die rasche Prüfung Folgendes hinzuzufügen: „Treffen Sie eine Entscheidung zur Kündigung der Vereinbarung mit dem Vereinigten Königreich“ XXX und wählen Sie eine neue Verwaltungsgesellschaft, falls die Einigung über die vorgeschlagene Version des Protokolls über Meinungsverschiedenheiten verweigert wird oder keine begründete Antwort vorliegt innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Protokolls der Hauptversammlung “, andernfalls kann sich die Prüfung des Protokolls der Meinungsverschiedenheiten für 3-6-12 Monate oder länger hinziehen.

    In diesem Artikel habe ich versucht, die wichtigsten Fehler der Initiatoren bei der Vorbereitung der Tagesordnung möglichst umfassend zu beschreiben.

    Ich wünsche Ihnen allen viel Glück bei der Abhaltung von Hauptversammlungen und weniger schädlichen Nachbarn, die selbst nicht am häuslichen Leben teilnehmen und von anderen daran gehindert werden!

    Vorbereitung auf die Besprechung und Erstellung des Protokolls

    • die Tatsache der Abstimmung (falls sie stattfand) und ihre Ergebnisse,
    • Ergebnis des Treffens.

    Manchmal wird die genaue Zeit (bis zu Minuten) für den Beginn und das Ende der Besprechung in das Protokoll eingetragen. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiter disziplinieren und in Zukunft die für solche Besprechungen aufgewendete Zeit optimieren. Bei Bedarf können dem Sitzungsprotokoll einige zusätzliche Dokumente, Fotos und Video-Zertifikate beigefügt werden.

    Vorbereitung von Besprechungen und Protokollen

    Wenn es beispielsweise 20 Minuten vor der Mittagspause endet, geht diese Arbeitszeit verloren,

    • Name des Vorsitzenden - in der Regel ist es der Leiter des Unternehmens, der Abteilung oder deren Stellvertreter,
    • Name des Sekretärs,
    • Name der Teilnehmer - Ausgehend von einer Teilnehmerliste sollten nur diejenigen eingeladen werden, die Einfluss auf die Entscheidung haben. Im übrigen wird es eine Verschwendung von Arbeitszeit sein.

    Die ideale Teilnehmerzahl liegt zwischen 5 und 7. Das Überschreiten der angegebenen Teilnehmerzahl führt zu einer Verringerung der Teilnehmerrendite und einer Verlängerung der Dauer.

  • Liste der Fragen und Redner - eine umfangreiche Agenda führt zu einer langen Besprechung, die die Produktivität verringert,
  • Zeit für die Erörterung der einzelnen Themen. Die gesamte Besprechungszeit sollte 2 Stunden nicht überschreiten.

    Wenn Sie eine längere Diskussion planen, müssen Sie Pausen einlegen.

    Wie schreibe ich eine Tagesordnung für ein Meeting?

    Dies geschieht am besten vor dem Treffen.

    • Sie müssen eine Einladung im Voraus an diejenigen senden, die anwesend sein müssen. Wenn einige bei der Lösung von Problemen nicht helfen können, aber die Ergebnisse des Ereignisses kennen müssen, müssen sie mit einem Protokoll versehen werden.
    • Der Veranstaltungsort sollte anhand seiner Ziele ausgewählt werden.

    Die Unterbringungsbedingungen sind wichtig für die Schaffung eines Geschäftsumfelds. Diese Nuancen sind für die Vorbereitung des Treffens von grundlegender Bedeutung. Vorbehaltlich ihrer Einhaltung wird die Veranstaltung auf effiziente und organisierte Weise abgehalten.

    Fünf grundlegende Tagesordnungspunkte

    Eine übersichtliche Agenda beantwortet fünf grundlegende Fragen zum Treffen. Die ersten vier sind leicht zu beantworten, und die fünfte Frage kann schwierig sein. Das sind die Fragen.

    1. Welche Gruppe ist an dem Treffen beteiligt? Wie heißt die teilnehmende Gruppe oder das teilnehmende Team? Dieser Punkt sollte ganz am Anfang der Tagesordnung klargestellt werden, zum Beispiel:

    • Vorstandssitzung
    • Produktionsabteilung treffen
    • Corporate Silvester-Ausschuss.

    Der Name der Gruppe erklärt, wer teilnehmen soll und wer nicht. Bei diesem Ansatz könnten Spezialisten, die eigentlich kommen sollten, aber nicht erschienen sind, nicht sagen: "Ich wusste nicht, dass ich anwesend sein musste", und Teilnehmer, die nicht helfen konnten, würden die anderen nicht ablenken.

    2. Wann findet das Treffen statt? - Datum und Uhrzeit. Wann wird das Treffen abgehalten, wann wird es beginnen und wann sollte es enden? Wenn dieses Element nicht vorhanden ist, erscheinen die Teilnehmer nicht rechtzeitig, die Besprechung wird verschoben und der Arbeitszeitplan wird verletzt.

    3. Was ist der Zweck und die Bedeutung des Treffens? Warum datieren wir? Was ist die allgemeine Bedeutung des Treffens und was sollen wir erreichen? Eine Besprechung kann mehrere Ziele haben, aber wenn es nicht eines gibt, verliert die Besprechung jede Bedeutung.

    4. Welche Themen sollten wir berücksichtigen? Auf welche Themen, Fragen oder Anliegen konzentriert sich das Meeting? Schreiben Sie sie in der Reihenfolge auf die Tagesordnung, in der sie berücksichtigt werden. Nehmen Sie außerdem eine Einführung und Zusammenfassung in die Tagesordnung auf, damit Sie die Besprechung beginnen und mit einer Zusammenfassung beenden können.

    5. Mit welchen Prozessen werden die einzelnen Themen behandelt? Der Prozess beschreibt, wie die Gruppe jedes Problem von Anfang bis Ende löst, und besteht aus zwei Elementen:

    • Schritte, die beim Umgang mit jedem Thema oder jeder Frage unternommen werden müssen,
    • Mitarbeiter, die in jeder Phase an der Lösung dieser Probleme beteiligt sind.

    Betrachten Sie zur Veranschaulichung des Diskussionsprozesses ein Beispiel. Angenommen, Ihr Team arbeitet an einem Kundendienstproblem. Ein Teil des heutigen Treffens widmet sich der Suche nach einer Lösung für dieses Problem. Dieser Teil der Tagesordnung könnte so aussehen.

    Erste Diskussion der Ideen

    1. Erklärung. Die Teilnehmer benennen Ideen, die geklärt werden müssen, und die Gruppe diskutiert sie.
    2. Konsolidierung. Die Gruppe diskutiert, ob verschiedene Ideen kombiniert und kombiniert werden können.
    3. Screening. Die Gruppe findet heraus, ob einige Ideen verworfen werden können.
    4. Kategorisierung. In der Gruppe wird diskutiert, ob es für einige Ideen ein gemeinsames Thema gibt, und wenn ja, werden sie in Kategorien eingeteilt.

    So organisieren Sie ein Meeting und führen Protokolle

    Protokoll der Besprechung - Ein Dokument, das alle Ereignisse bei der Besprechung der Mitarbeiter des Unternehmens aufzeichnet. Es gilt nicht für streng verbindliche Dokumente, ist aber in einigen Fällen wirklich notwendig. DATEIEN Laden Sie das leere Besprechungsprotokoll herunter. doc Beispielsitzungsprotokoll herunterladen. doc Die Rolle der Protokollsitzungen in Organisationen, unabhängig von ihrem Status, ihrem Geschäftszweig und ihrer Größe, wird mit einer bestimmten Häufigkeit abgehalten. Sie ermöglichen es Ihnen, viele aktuelle Probleme zu lösen, rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen zur Lösung komplexer Probleme zu ergreifen, die Entwicklungsstrategie des Unternehmens zu bestimmen usw. Es werden jedoch nicht alle Besprechungen anhand des Protokolls aufgezeichnet, und dies ist kein Verstoß gegen das Gesetz.

    Bewegung, um ein Problem zu lösen

    1. Definition der nächsten Schritte und Aktionen - Die Teilnehmer des Meetings sprechen sich abwechselnd aus.
    2. Genehmigung der nächsten Schritte und Aktionen, Gruppendiskussion und Konsensbildung.

    Wie Sie sehen, erhält die Gruppe beim Lösen von Problemen Antworten auf die Fragen „Was? Wie? und an wem? "Das heißt:" Woran arbeiten wir, wie werden wir arbeiten und wer wird in jeder Phase teilnehmen. " Ein klarer Aktionsplan hilft den Teilnehmern, ihre Aufmerksamkeit auf ein wichtiges Thema zu lenken, und ermöglicht es allen interessierten Parteien, zu sprechen.

    Vielleicht möchten Sie die fünf genannten Tagesordnungspunkte noch strukturierter gestalten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Disziplin und Aktivität der Teilnehmer erhöhen müssen, können Sie die Tools aus der folgenden Liste verwenden.

    Spezialthema. Manchmal können Besprechungen bestimmten Themen gewidmet sein. In diesem Fall geben Sie dieses Thema unmittelbar nach dem Namen der Teilnehmergruppe an.

    Ort des Treffens. Wenn ein Team ständig Besprechungen an verschiedenen Orten abhält, muss angegeben werden, wo diese Besprechung stattfinden soll.

    Namen der Teilnehmer. Die Namen der Teilnehmer müssen angegeben werden, wenn ein relativ junges Team, ein multifunktionales Team oder ein externer Berater oder ein Vertreter der Geschäftsführung an der Sitzung teilnehmen.

    Die für jedes Thema zugewiesene Zeit. Das Begrenzen der Zeit für jede Frage hilft dem Team, den Fokus nicht zu verlieren und sich nicht durch unredliches Denken ablenken zu lassen. Dies bedeutet nicht, dass Sie eine produktive Diskussion unterbrechen müssen, nur weil die Zeit knapp wird. Verwenden Sie die Zeitplanung für Teambesprechungen. Durch die Zeitplanung können Sie eine Situation vermeiden, in der die Tagesordnung mit Diskussionsfragen überlastet ist, für die gut die Hälfte der Zeit zur Verfügung steht.

    Zeit für Pausen. Jedes Meeting, das länger als zwei Stunden dauert, sollte eine Pause beinhalten, da die Teilnehmer sonst ständig abgelenkt werden und regelmäßig den Raum für eine Pause verlassen.

    Gewünschte Ergebnisse. In diesem Teil der Tagesordnung wird beschrieben, welche Entscheidungen während des Treffens zu treffen sind und welche anderen Ergebnisse zu erzielen sind.

    Schulungsteilnehmer. Die Praxis zeigt, dass es sehr nützlich ist, die Teammitglieder daran zu erinnern, was genau sie für die produktive Teilnahme an dem Meeting vorbereiten sollten oder was sie von dem, was beim letzten Meeting bis jetzt geplant war, hätten tun sollen.

    Пункт «Оценка собрания» можно ввести, если команда молодая и только начинает привыкать к трудовой дисциплине. Оценка поможет повысить индивидуальную и групповую ответственность. По окончании собрания ваша команда может по пунктам оценить его эффективность. In den bewerteten Parametern können Sie die Einhaltung der Vorschriften, die Qualität und das Ausmaß der Teilnahme jedes Einzelnen, die Qualität der Moderation, den Fokus auf das Thema des Meetings und vieles mehr einschließen.

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